Formål 

Sikre at arkivstykker blir riktig dokumentert.  

Utstyr og nettsider som benyttes 

• Appen List (Microsoft) på mobil. 
  For registrering av arkivstykker. 
• Lists, et program i Office 365, for registrering og administrering av registrerte arkivstykker. 
• Smarttelefon med appen "Microsoft Lists" innstallert

Informasjon som registreres. 

Dette gjøres ved bruk av mobiltelefonen nede i arkivrommet. 
Åpne appen Microsoft Lists, velg Arkivoversikt.

I appen:

I nedre venstre hjørne, velg +Ny

Legg inn følgende informasjon:

• Reolnr.: Nummer er påført alle reolene. 

• Hyllenr.; Nummer er påført alle reolene. Hylle 1 øverst, og hylle 5 i bunn. 
• KolonneABC: Reolene har tre inndelinger i bredden, merket A, B og C. A nærmest, og C innerst. 
• Avdeling/ansvar: 
  • Om avdeling er påført boks, skrives dette inn.  
  • Om avdeling/ansvarlig ikke er påført, men resten av tittelen tilsier at avdeling/ansvar er logisk à Skriv inn avdeling/ansvar. 
  • Om det er uklart, skriv Ukjent. 

• Tekst på boks: En ren avskrift av hva som står påført boksen.  
  Om avdeling er påført boksen, er det tilstrekkelig at det fylles inn i feltet for Avdeling/ansvar. 
• Årstall – fra: Arkivstykkes årstall på første registrering. 
  • Om det er vanskelig å finnet det ut. La feltet stå tomt. 

• Årstall – til: Arkivstykkes årstall på siste registrering. 
  • Om det er vanskelig å finnet det ut. La feltet stå tomt. 

• Elementtype: Felt for å velge, enten: Arkivboks – Vanlig, Arkivboks – Kompakt, eller Annet. 
• Status: Felt for å velge om registreringen er god nok, enten OK eller Ikke ok.  
  • Her kommer den en del krav inn for at man må velge Ikke OK. 
  • Om boks har informasjons skrevet med penn. 
  • Om boks har etikett. 
  • Om boks har informasjon skrevet, men er uryddig og uklart hva innholdet er.. 
  • Ansvarlig/avdeling er Ukjent. 
  • Om arkivstykket er lagret i en ikke godkjent boks. 
  • Om dato fra eller til ikke er påført. 

• Kolonne ABC: Velg, enten A, B eller C, utfra hvor arkivstykket er  i reolen. 
• Vedlegg: Her benyttes kamera for å ta bilde av arkivstykket 
  • Ta bilde 
  • Beskjær bilde slik at kun arkivstykket er merket.  
  • Velg deretter Fullført. 

For å lagre alle registreringene, velg Lagre, i øvre høyre hjørne. 

Etterarbeid 

Gjøres via bruk av pc og direkte i listen via nettleser, gå til: https://iktin.sharepoint.com/sites/GK-Servicekontoret/Lists/Arkivoversikt?env=WebViewList 

Sjekkpunkter for listen: 

• Se over de som har status Ikke OK.