Arkivbokser:

Alle papirarkiv skal ryddes og settes i arkivbokser. Hvis eksisterende boks er dårlig eller feil merket, ta en ny. Servicekontoret har bokser på kopirommet/postrommet.

Det er to tykkelser på boksene. Du skal fylle de opp slik at det går en fingerbredde nedi.

Er det for lite oppi vil papirene bølges. Du kan bruke en liten/tynn boks i de tilfeller det er lite papir som skal i boksen.

Merking av arkivboksene

Bruk blyant:

• Høylandet kommune
• Arkivskaper :eks. Landbruk
• Innhold: eks. Produksjonssøknader a-d
• Årstall:eks. fra – til.

Lag navneliste:

Alle bokser som inneholder objekt (f.eks. klient) skal inneholde en navneliste.

I tillegg skal kopi av navnelistene samles i en perm som følger arkivet.

Rydd mappene:

• Fjerne binders, plastmapper, plastbindinger.
• Fjerne gullapper. Hvis arkivverdig informasjon, ta en kopi.
• Fjerne dobbeltkopier.
• Fjern arkivuverdig materiale, f.eks. brosjyrer, reklame.
• Sjekke at alle papirene/dokumentene som tilhører saken er på plass.
• Hvis det mangler dokumenter så kan det tas ut kopi fra fagsystem hvis dette finnes, eller så skrives det på mappa hva som mangler.