FormålRetningslinjen skal sikre at arbeidsoppgaver i kraft av å rydde papirarkivet for bortsetting eller depot blir utført på en korrekt måte og i henhold til lover og forskrifter. Retningslinjen skal anvendes ved all deponering av papirarkiv knyttet til sak og arkivsystemet og alle fagsystemer som benyttes på enheter i Høylandet kommune. AnsvarAvdelingen har selv ansvaret for å rydde i og ordne materiale som skal settes bort. Gjennomføring:Dette er en jobb som tar tid og som er omfattende derfor må man sette av god tid og planlegge i forkant. Servicekontoret vil være behjelpelige under hele prosessen.
- Avklar med arkivleder tidplan for deponering, og med et anslag over hvor mange arkivbokser det dreier seg om.
- Arkivbokser får dere på servicekontoret.
- Arkivmappene/materiellet skal ryddes og ordnes. Hvis dette ikke er gjort på forhånd av saksbehandler. Det vil si;
- Fjerne binders, plastmapper, plastbindinger.
- Fjerne dobbeltkopier.
- Fjern arkivuverdig materiale (brosjyrer, reklame, masseutsendinger osv.)
- Sjekke at alle papirene/dokumentene som tilhører saken er på plass.
- Hvis det mangler dokumenter så kan det tas ut elektronisk kopi hvis dette finnes, eller så skives det på mappa hva som mangler.
4. Mappene/materiellet ordnes i opprinnelig orden og legges i arkivbokser som er merket med:
- Arkivskaper: Høylandet kommune, avdeling...
- Årstall (på sakene) Eks: 2002
- Innhold i boksen Eks: Tilskudd ut
- eller Arkivkode: Eks: 223
- I objektarkiv, f.eks. elevarkiv skal det ligge en oversikt i hver boks over innholdet.
5. Lag avleveringsliste med løpenummer. Hvert arkivstykke skal ha et nummer. (1 møtebok er et arkivstykke, 1 boks er ett arkivstykke). 6. Legg ved arkivnøkkel hvis dette finnes og er spesielt for materiellet og journaler hvis dette finnes. 7. Transport og avtale med IKA-Trøndelag ordnes av servicekontoret. |