Formål

Retningslinjen skal sikre at arbeidsoppgaver i kraft av å rydde papirarkivet for bortsetting eller depot blir utført på en korrekt måte og i henhold til lover og forskrifter.

Retningslinjen skal anvendes ved all deponering av papirarkiv knyttet til sak og arkivsystemet og alle fagsystemer som benyttes på enheter i Høylandet kommune.

Ansvar

Avdelingen har selv ansvaret for å rydde i og ordne materiale som skal settes bort.

Gjennomføring:

Dette er en jobb som tar tid og som er omfattende derfor må man sette av god tid og planlegge i forkant. Servicekontoret vil være behjelpelige under hele prosessen.

1. Avklar med arkivleder tidplan for deponering, og med et anslag over hvor mange arkivbokser det dreier seg om. 
2. Arkivbokser får dere på servicekontoret.
3. Arkivmappene/materiellet skal ryddes og ordnes. Hvis dette ikke er gjort på forhånd av saksbehandler. Det vil si;

• Fjerne binders, plastmapper, plastbindinger.
• Fjerne dobbeltkopier.
• Fjern arkivuverdig materiale (brosjyrer, reklame, masseutsendinger osv.)
• Sjekke at alle papirene/dokumentene som tilhører saken er på plass.
• Hvis det mangler dokumenter så kan det tas ut elektronisk kopi hvis dette finnes, eller så skives det på mappa hva som mangler.

    4. Mappene/materiellet ordnes i opprinnelig orden og legges i arkivbokser som er  merket med:

• Arkivskaper: Høylandet kommune, avdeling...
• Årstall (på sakene)   Eks: 2002
• Innhold i boksen      Eks: Tilskudd ut
• eller Arkivkode:       Eks: 223
• I objektarkiv, f.eks. elevarkiv skal det ligge en oversikt i hver boks over innholdet.

  5. Lag  avleveringsliste med løpenummer. Hvert arkivstykke skal ha et nummer. (1 møtebok er et arkivstykke, 1 boks er ett arkivstykke). 

  6. Legg ved arkivnøkkel hvis dette finnes og er spesielt for materiellet og journaler hvis dette finnes.

  7. Transport og avtale med IKA-Trøndelag ordnes av servicekontoret.