Plan for å ordne papirarkivet i Høylandet kommune – fra 2023

Metode - Sammendrag

Høylandet kommune hadde tilsyn av arkivholdet av Arkivverket 11. mai 2022 og fikk følgende avvik (Elements 2021/8045):

1. Oppdatere arkivplan

2. Kartlegg og dokumenter aktive og avsluttede elektroniske systemer som inngår i organets arkiv

3. Utarbeid rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter

4. Utarbeid en plan for å ordne og listeføre bortsatte og avsluttede papirarkiver

5. Sikre bortsatte, eldre og avsluttede arkiver

Når det gjelder oppdatering av arkivplan så mener vi at at har fått inn oppdaterte rutiner, instrukser og planer som gjelder for arkivarbeidet. Vi mener at arbeidet med oppdateringen er godt nok slik at vi kan starte med den nye funksjonsbaserte arkivplanen som gjelder fra med juni 2021.

Kartleggingsskjema for aktive og avslutta elektroniske systemer er vedlegg til arkivplan, etter vurderinger av dagens situasjon. Kartleggingsskjema til Arkivverket er brukt og det er utarbeid sammen med enhetene/avdelingene og vi har også hatt dialog med IKT Indre Namdal.

Rutiner for elektronisk behandling av arkiv - det er lagt inn rutiner for alle elektroniske datasystemer som journalfører dokument i arkivplan.

Når det gjelder avvik 4 og 5 har vi hatt teamsmøte med Arkivverket og IKA Trøndelag om våre planer for plan for ordne og listeføre bortsatte og avslutta papirarkiver.

Ettersom kommunen ikke har avsatt midler til dette og oppryddingen og kartleggingen til IKA Trøndelag viser en ca kostnad på 2 millioner har vi hatt møte med kommunedirektøren og kommet frem til følgende plan:

2023 

Arkivbokser for perioden 1901 - 1943 skal ordnes listeføres og leveres til depot (IKA Trøndelag)

Samt overformynderiet som er ferdig ryddet og listeført.

Samtlige morsmapper flyttes til nye  bortsettingsarkivet

Helsestasjon arkiv flyttes til nye bortsettingsarkivet

2024

Arkivbokser for perioden 1943 - 1973 skal ordnes og listeføres og leveres depot (IKA Trøndelag)

Gamle protokoller pakkes og leveres depot (IKA Trøndelag)

2025

Arkivbokser for perioden 1974 - 1983 skal ordnes og listeføres og levers depot (IKA Trøndelag)

2026

Arkivbokser for perioden 1984 - 1993 skal ordnes og listeføres og leveres depot (IKA Trøndelag)

2027 

Arkivbokser for perioden 1994 - 2003 skal ordnes og listeføres og leveres depot (IKA Trøndelag)

2028

Arkivbokser for perioden 2004 - 2013  skal ordnes og listeføres og leveres depot (IKA Trøndelag

Midler til denne jobben tas av drift i 2023 og innarbeides for senere år i budsjettet.

I dette notatet foreligger en kartlegging av papirarkiver i Høylandet kommune. Målet er å komme fram til en gjennomførbar plan for ordning og deponering for å kunne ta vare på papirarkivene på en sikker måte.

Arkivoversikten er delt i to: 1) gamle og avsluttede og 2) Aktive arkiv (objektarkiv).

IKA Trøndelag v/Tone Stakvik har vært i kartlagt vårt arkivrom og iflg. rapporten er jobben med å ordne arkivet i underkant av 2 årsverk med en kostnad på ca. 1.8 mill.

Det er naturlig at servicekontoret (arkivtjenesten), tar en stor del av jobben for å ordne gamle og avsluttede arkiv, særlig sakarkivene. For de aktive objektarkivene er det avdelingene selv som har ansvaret og må selv lage planer for gjennomføring.

Arkivmateriale eldre enn 25 kan deponeres hos IKA Trøndelag. For materiale yngre enn 25 år kan vi bortsette materiale hos IKA, men må da betale for innsyn. Ved deponering skal det utarbeides arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket. Listen skal godkjennes av IKA før deponering skjer.

For materiale som blir igjen på administrasjonsbygget i arkivrommet, skal arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket lages når materiale er ferdigryddet/ordnet.

I starten av 2023 ble arkivrommet som NAV Høylandet brukte ledig og det kan brukes til  arkivrom for bortsetting. Vi skal arbeide for at det blir godkjent bortsettingsarkiv. I starten ønsker vi å ta det i bruk til arkiv for helse. Morsmappene fra legekontoret og fra helsestasjonens gamle arkiv flyttes til bortsettingsarkivet (tidligere arkivrommet til NAV)

Høylandet kommune er nå i ferd med å innføre fullelektronisk arkiv for alle fagsystem og for sak-arkivsystemet.

Når en kommune går over til fullelektroniske arkiv, skal det settes skarpt skille i arkivet. Papirarkivet skal ryddes, ordnes og klargjøres for depot. Alt eldre enn 25 år kan deponeres hos IKA-Trøndelag. Å rydde papirarkiv er en tidkrevende jobb. Siden papirarkivene ikke har vært prioritert å rydde på mange år, er det et stort etterslep.

Arkivgruppa som ble etablert i 2018, har igjen å gjennomføre ROS -analyse av arkivet. Vi må kartlegge:

• · Kartlegge behov for rydding av papirarkiv. Hvor stor ressurs trengs?
• · Lage en plan for rydding og deponering 
• · Prioritere å sende til IKA det som er ryddet.
• · Frigjøre plass til helsearkiv i godkjent arkivrom, det nye bortsettingsarkivrommet (tidligere NAV)tas i bruk.

Ansvar for papirarkivene

Det er avdeling sitt eget ansvar å sørge for å rydde sine arkiver slik det skal gjøres etter forskriften (riksarkivarens forskrift § 6-2), samt instruks fra IKA Trøndelag. Dette gjelder spesielt de arkivene som er aktive; eiendom, personal, elevarkivene, barnehagemapper. Dette gjelder også for objekt arkivene ute i avdelingene.

Skole og barnehage har gode rutiner for barnehagemapper og elevmapper, alt dette er ryddet og fungerer slik at alle mapper til barnehagebarn og elevmapper blir ryddet og flyttet til arkivrommet på adm.bygget når barnehagebarna går ut av barnehagen og når eleven er ferdige ved Høylandet barne- og ungdomsskole. Alt av elevmapper og barnehagemapper er ryddet ferdig.

Arkivmengde:

IKA Trøndelag har kartlagt vårt arkivrom slik:

Arkivrommet i Adm.bygget har 258 hyllemeter

Deponering 206 hyllemeter

Bortsetting 44 hyllemeter

Privatarkiv 8 hyllemeter

Listeføring

Bakgrunn for listeføring: Lag en plan for listeføring og ordning av både bortsette, eldre og avslutta papirarkiv.

Ved deponering skal det lages en oversikt over alle bokser, bøker etc. som skal følge med, dvs. alle arkivstykker.

Kostnad

Høylandet kommune har avtale med IKA Trøndelag for deponering av arkiv. Det koster kr 293,- i leie pr hyllemeter pr år, dette er 2022 priser.

Dersom vi deponerer arkiv som ikke er ryddet, koster det kr 6.608,- pr hyllemeter i tillegg kommer ordningsmateriale på ca 300 pr hyllemeter og i tillegg kommer årlig leie.

Saksbehandling fra IKA Trøndelag på bortsettingsarkiv  : 500 pr påbegynt time.

Saksbehandling  fra IKA Trøndelag på deponert materiale er gratis. Samt at kurs og veiledning er gratis.

Kommunen kan deponere avsluttede arkiv som er yngre enn 25 år, men da vil IKA-Trøndelag ta saksbehandlingsgebyr dersom vi trenger innsyn. Gebyret er pr. 2022 kr 500,- pr påbegynt time.

Alternativet til å rydde og deponere er å skaffe et nytt godkjent arkivrom.  

Arkivarbeidet med å listeføre og deponere arkivet i perioden 1901 - 1943 tas av driftsbudsjettet for 2023 og for senere år innarbeides det i budsjettet.

Arkivrom:

I Riksarkivarens forskrift kapittel 2 er kravene til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv beskrevet:
https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§1-1

Høylandet kommune har et arkivrom i kjelleren på kommunehuset som det jobbes med å få  godkjent etter forskriften.

Dersom plan for rydding og ordning følges, må det ryddes og systematiseres alt på helse og evt. flytte det til nytt arkivrom i kjeller adm.bygg eller deponere til IKA Trøndelag.

Hvordan skaffe ressurser til å rydde?

Avdelingene har selv ansvar for å rydde i sine aktive arkiver. Den økonomiske situasjonen i kommunen tilsier at avdelingene må rydde innenfor sine budsjett. Andre alternativer kan være:

• · Kan vi disponere sykemeldte til å arbeide med arkiv?
• · Er det mulig å ansette pensjonister på pensjonistlønn (må da prioriteres i budsjett).
• · Er det mulig å tilby arkivarbeid som tiltak/arbeidsutprøving?

Utfordringen med å rydde arkiver, i tillegg til at det er tidkrevende, er å forstå oppgaven. Det krever ofte fagkunnskap i tillegg til å være en systematisk person. Har man ikke fagkunnskap, vil man måtte bruke mye lengre tid på å rydde.

Forberedelse til deponering:

• · Servicekontoret tar kontakt med IKA-Trøndelag og avtaler deponering.
• · Ryddet arkivmateriale skal skrives inn i en liste med løpenummer etter mal fra IKA-Trøndelag. Denne skal godkjennes av IKA-Trøndelag før forsendelse. Ansvar for dette er arkivleder.
• · Materialet skal pakkes og kjøres til IKA-Trøndelag.
• · Pakking og forsendelse må gjøres av avdelingen sammen med arkivleder.
• · Link til regler for rydding av papirarkiv

Prioritering rydding av papirarkiv:

Oppdeling:

Gamle avsluttede arkiv. Å rydde disse er en oppgave som er vanskelig å tillegge avdelingene, da disse er avsluttet og flyttet til arkivrommet for flere år siden. Det hadde vært en fordel at avdelingene bidrar med rydding da de har fagkunnskapen om innholdet. Siden mange av de de som har skapt arkivene ikke jobber her lenger, er det naturlig at det er servicekontoret som rydder. Avdelingene kan bidra med å svare på spørsmål om arkivdanningen m.m.

Arkiv som er i drift. Avdelingene har ansvar for å rydde sine arkiv. (Personal, NAV, eiendom evt andre objektarkiv).

Avdelingene må selv lage planer for å rydde, for det handler om avdelingens ressurser.

Avsluttede arkiv:

År 2023 –Personalarkivet i arkivrommet (tidligere ansatte)

Ryddet. Er sortert etter alfabet, og delvis årstall. Dersom deponering må det listeføres.

Personalmappene til aktive ansatte er i arkivet på personalkonsulentens kontor. Elektronisk personalmapper fra og med 01. juni 2021. Ryddes fortløpende etter hvert som ansatte slutter.

Ansvar personal.

Status pr. januar 2023: Ferdig ryddet det som er satt i arkivrom. Personalmapper ryddes etter hvert som de slutter.

År 2023 Økonomi

Kjøper tjenester fra Namsos kommune fra og med 2014.

Kasseres etter 10 år. Kan finnes noe som skal ryddes bort for deponering.
Status ferdigryddet.
Ansvar økonomi.

Status; Ferdig ryddet januar 2023

År 2023 Overformynderiet

Overformynderiet ble avsluttet og overført til Statsforvalteren pr 01.07.2013. Deponeres i 2023.

Arkivet ferdig ryddet og satt i arkivrommet.

Status pr. januar 2023: Ferdig ryddet og listeført.

År 2024 Møtebøker og gamle protokoller

Alle serier med møtebøker i arkivrommet og i hvelvet på servicekontoret systematiseres og det lages oversikt over hvilke møtebøker som finnes. De møtebøkene som ikke er ferdig innbundet, innbindes og merkes. Egen reol i arkivrommet. Dette gjelder utvalg.

Gamle protokoller som er lagret i arkivrommet må det lages en oversikt og listeføre det vi har. De er lagret i egen reol. Vi har ikke startet med den jobben. Dette gjelder gamle protokoller/møtebøker i forskjellige varianter. Deponeres i 2024.

Status pr januar 2023: Startet

År: 2025 Oppvekst

Oppvekst – gammelt arkiv. Uryddet. Det er det gamle skolekontoret sitt arkiv som må ryddes. Det er også gamle protokoller fra skolen som har kommet til arkivrommet i den senere tid.

Elevarkiv er ryddet og skolen har gode rutiner.

Ansvar: Servicekontoret.

Status pr. januar 2023: Ikke startet

Kultur - den del gamle bokser med diverse noter, notater, original for bygdebøker mm. som er lagret i reolen til oppvekst. Uryddet. Det er også bilder.

Privat arkiv med gamle protokoller - ca 30 arkivbokser som lag og foreninger har innlevert gamle protokoller og som oppbevares i arkivrommet. Dette er protokoller som lånes ut til dagens lag/foreninger ved jubileum mm. Oversikten er listeført og permen ligger i hvelv i servicekontoret. Noen nye protokoller har kommet til må i nye arkivbokser.

Status pr januar 2023: Ryddet og listeført, beholdes på Høylandet da det er i bruk ved jubileum.

År 2023 - Helse - Morsarkiv

Morsarkivet er ferdigryddet. Planen var at man kan deponere til og med 2010. Må vurdere behovet etter ny forskrift om bevaring 2023. Vedtak etter møte med kommunedirektøren og helse i februar 2023. Flyttes til bortsettingsarkivet (tidligere arkivlokale til NAV)

94 esker med morsmapper som er plassert på legekontoret og som skal vurderes;
Ansvar helse sammen med servicekontoret.

Status pr januar 2023: Nesten ferdig. Vurderes på nytt etter den nye veilederen.

År 2023  Gamle avsluttede helsearkiv:

Helsekort = Er ryddet og flyttet til arkivrommet i adm.-bygget.
Ansvar : Arkivgruppa.

Status; Ferdig ryddet ikke listeført

Helsestasjon arkiv (det gamle arkivet som står på lagret i helsebygget) flyttes til bortsettingsarkivet - tidligere NAV)

Helsestasjon arkivet er ikke ryddet.

Status pr januar 2023: Ikke påbegynt

År 2024  Avsluttet sakarkiv helse

Møtebøker HU Helse (permer, bøker), Helse og sosial møter- Uryddet  

Status; ikke startet

År 2024 Avsluttet arkiv kultur /tiltak/næring

Møtebøker – er lagret sammen med alle møteprotokoller i kommunen.
Bedriftsarkivet – er delvis ryddet og satt i arkivrommet, noe igjen på servicekontoret.

Mye annet som er mer usystematisk. Prioriteres ikke for deponering hos IKA i denne planen. Beholdes i arkivrom i kjeller.

Ansvar: servicekontoret.

Status; ikke startet

År 2024  Avsluttet arkiv teknisk

Møtebøker – er lagret sammen med alle møteprotokoller i kommunen.

Lag en oversikt over hvilke utvalg til enhver tid

Øvrig arkiv teknisk, prioriteres ikke for deponering hos IKA i denne planen. Egen reol i arkivrommet for teknisk arkiv må ryddes. Har ryddet i en del permer i teknisk kontor når det har vært ny ansettelser.

Ansvar: teknisk enhet og servicekontoret

Status; Ikke startet

År 2023 Landbrukskontoret

Arkiv skog – Gammelt arkiv 

Status – ikke startet med rydding

Arkiv Jordbruk

Produksjonstilskudd – egne mapper listeført. 

Status; Ferdig ryddet

År 2023 og videre Eiendomsarkivet (Gnr/Bnr) i hvelvet på teknisk kontor

Eiendomsarkivet er i hvelvet på teknisk og brukes jevnlig. Arkivet for kommunale avgifter brukes også jevnlig.

Arkivet skal ryddes/ordnes, og må flyttes til godkjent arkivrom når det ikke lenger er i daglig bruk. 
Ansvar Teknisk kontor

Avdelingen har bestemt at arkivet ikke skal digitaliseres. 

Elements innføres fra 1.juni  2021 med fullelektronisk arkiv for eiendomsarkivet. Men eiendomsarkivet og arkivet for kommunale avgifter brukes jevnlig.

Status; Er i bruk pr. i dag.

År 2023 Barnevern

Arkivet er sortert etter alfabet. I blått skap i arkivrommet.
Kan deponere barnevern i sin helhet. Ferdig ryddet og listeført

I dag kjøpes tjenesten fra Grong kommune, som er vertskommune. Arkivet er i Grong.

Status: Ferdig ryddet - kan deponeres

År 2023 NAV sosial

Avdelingen kjøper tjeneste fra Midtre Namdal fra og med 01.07.2020, tidligere samarbeidet Høylandet med Indre Namdal.

Status: Ferdig ryddet - kan deponeres

Elevarkiv Høylandet barne- og ungdomsskole

Elevmapper m.m.
Ansvar Høylandet barne- og ungdomsskole

Gode rutiner som følges opp ved skoleårets slutt.

Status; Ferdig ryddet

Voksenopplæringa

Kjøpt tjenester fra Grong kommune 2015 – 2022.

Ukrainske flyktninger fra 2022 – voksenopplæring på Høylandet. Arkiv Høylandet.

År 2023 Flyktningtjenesten

Deltakermapper introduksjonsprogram 2015 - 2022
Ansvar flyktningetjenesten.

Status pr januar 2023: Ferdig – lagres i blått skap i arkivrommet. Kan deponeres

År 2023 Høylandet Barnehage (tidligere Vargeia barnehage.)

Barnemapper. 
Ansvar: barnehagen.

Gode rutiner som følges opp ved barnehageårets slutt

Status pr. januar 2023 – Ferdig. Listeføres, kan deponeres.

Avsluttende kommentarer:

Aktive arkiv i bruk:

Ansvar: den enkelte avdeling. Det er skarpt skille i arkivet ved overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv. Papirarkivet skal ryddes/ordnes og bortsettes/deponeres.

Før deponering, må det sjekkes at objekt arkivene som er ferdigryddet har innholdsliste. Disse må pakkes etter instruks og løpenummer settes på.

Mengden øker når avdelingene ved overgang til elektronisk arkiv «tømmer» sine skuffer og skap på kontorene, og skal flytte dokumenter til arkivrom i kjelleren.

Bevaring og kassasjon: Høylandet kommune har ikke laget kassasjonsplan. Alt som er arkivert skal tas vare på med unntak av papir som kommer inn under arkivbegrensning: https://lovdata.no/forskrift/2017-12-15-2105/§14

Veien videre:

Arkivgruppa gir tilbakemelding innen 01.03.2023.
Ledelsen avgjør videre behandling. Det er viktig at planen forankres hos de som har ansvar.

Møte med arkivgruppa Helse er gjennomført 02.02.2023, morsmapper.

Avdelingene skal selv lage plan for å rydde sine arkiver.