Felles saksbehandlersystemer er elektroniske systemer for felles oppgaveløsning på tvers av virksomheter med ulike roller i saksbehandlingen. Les veileder fra Arkivverket for bruk av fellessystemer

Namsskogan kommune har, som en offentlig instans, et viktig ansvar for å sikre at nødvendig dokumentasjon blir ivaretatt i henhold til arkivregelverket. Dette innebærer både å dokumentere eget behov for å føre arkiver og å dokumentere ansvaret for behandling av arkivverdige opplysninger i systemene vi benytter.

1. Arkivregelverkets krav ved bruk av saksbehandlingssystemer

 Arkivloven med tilhørende forskrifter gjelder.

1.1. Ansvaret for dokumentasjon

Kommunenes arkivansvar omfatter de dokumentene som opprettes, lagres og utveksles i felles saksbehandlingssystemer. Arkivansvaret innebærer å sørge for at dokumentene som blir til som ledd i virksomheten sikres som informasjonskilde for nåtid og ettertid og behandles i henhold til arkivregelverket. Kommunens plikter som arkivskaper etter arkivloven, gjelder også i tilfeller hvor kommunene er pålagt av staten å benytte et felles system.

1.2 Arkivansvar og delegering av oppgaver

Det er Husbanken som er driftsansvarlig for fellessystemet Startskudd.

Husbanken er en norsk statlig etat som er underlagt Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD). Husbankens samfunnsoppdrag er å forebygge at folk blir vanskeligstilte på boligmarkedet, og bidra til at de som ikke selv klarer det kan skaffe seg og beholde en egnet bolig.

Namsskogan kommune er ansvarlig for å arkivere dokumentasjonen som skapes i fellesløsningen.

All dokumentasjon blir arkivert i sak-arkivsystemet – fullelektronisk emnearkiv.

1.3 Bevaring og kassasjon.

Namsskogan kommune har gjort vedtak om kassasjon. Dokumentasjon blir bevart slik:

1.4. Deponering til depot

Se felles rutine for periodisering og deponering

2. Journalføring og offentlighet

Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for nåtiden og ettertiden. Når offentlige virksomheter bruker felles saksbehandlingssystemer, må de også sørge for journalføring, offentlighet og arkivplikt.

2.1. Journalføring og journalføringsplikt

I et felles saksbehandlingssystem skal kommunikasjon og utveksling av informasjon mellom virksomheter være sporbart. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.

Namsskogan kommunes saksbehandling journalføres i sak-arkivsystemet løpende. Det blir sendt en kopi av saksbehandling som inngående brev i fordelingssak SvarInn sak 2021/4001.

Fram til august 2020 er kun vedtakene arkivert i sak-/arkivsystemet ESA. Søknadene ligger i fagsystemet til Husbanken.

I august 2020 aktiverte kommunen KS sin Svar-inn tjeneste for søknadene om startlån. Dermed arkiveres alle søknader, korrespondanse samt vedtak i sak-arkivsystemet ESA. Fra 01.06.2021 arkiveres all dokumentasjon i sak-arkivsystemet Elements.

Arkivtjenesten oppretter en samlesak pr år, arkivkode 251, som het Startlån "årstall" les rutiner for skriveregel startlån

Husbanken sender innkomne søknader til vårt sak-arkivsystem.  Arkivtjenesten endrer avsender og mottaker slik at søker er avsender, og kommunen er mottaker. 

Vedtakene som er sendt til søker fra Husbankens system kommer inn i sak-arkivsystemet som utgående brev fra Husbanken til Namsskogan kommune.  Arkivtjenesten endrer mottaker til den som har søkt. På mottakerkortet registreres forsendelsesmåte "ekspedert manuelt" og forsendelsesstatus "sendt". Avsender er Namsskogan kommune, og mottaker er søker.

2.2 Offentlighet

I henhold til offentlighetsloven har alle og enhver rett til å kreve innsyn i kommunens saksdokumenter, journaler og lignende registre. Journalen som offentliggjøres skal ikke inneholde opplysninger som omfattes av taushetsplikt hjemlet i lov. Kommuner og fylkeskommuner har ingen plikt til å publisere journalen på internett, men de fleste legger ut offentlig journal på sine hjemmesider for å legge til rette for innsyn.

Namsskogan kommunen ivaretar journalføringsplikten ved å journalføre og arkivere i vårt eget sak-arkiv løsning. Offentlig journal for dokumentene fra fellessystemet vil da omfattes av kommunens ordinære offentlig journal.

Namsskogan kommune publiserer postliste på nett.

3. Dokumentasjonskrav ved bruk av felles saksbehandlingssystem

3.1. Beskrivelse av systemet:

Startskudd ble tatt i bruk i 2017. Husbanken gir lån til kommuner for videre utlån av startlån til enkeltpersoner. Startlån er for personer som skal kjøpe bolig, utbedre eller tilpasse bolig, bygge ny bolig eller refinansiere dyre lån, dersom dette bidrar til at husstanden kan bli boende i boligen.

Søknader om startlån og tilskudd fra privatpersoner registreres og behandles i det digitale saksbehandlingsverktøyet Startskudd. Vedtak sendes søker fra systemet.

All korrespondanse sendes gjennom KS-svarut til Namsskogan kommune sitt sak-arkivsystem for arkivering.

Nærmere systembeskrivelse: Se orden i eget hus.

3.2. Brukerrettigheter og tilgangsstyring 

             
Tildeling av brukerrettigheter og avslutning av brukertilgang gjøres av Husbanken. Kommunen sender endringsbestilling til Husbanken.

Roller:

Kommunen:

Saksbehandler (Anja Klæboe) saksbehandler og korresponderer med søkerne. Vedtak fattes av fullmaktshaver.

Husbanken:

Husbanken har ingen roller i saksbehandling av enkeltsaker.

Husbanken behandler søknad fra kommunen om midler til videre utlån.

Husbanken er eier og har driftsansvaret for systemet.

Tilganger

Fra 1.11.2023 kjøper Grong kommune tjenesten saksbehandling av startlån av Namsskogan kommune. (Heider Sæther og Anja Cathrine Klærboe).

 Oppstartsdatoer 01.01.2010 må sjekkes.