Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som i henhold til Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Saksbehandler skal derfor:

• Kontrollere at mottatt  er stemplet og registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også sms og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på dokumentasjon som ikke er stemplet og journalført.
• Ha ansvaret for at dokumentasjon (inkl. e-post og sms) som kommer direkte til saksbehandler blir registrert.
• Påse at gradert post er/blir påført riktig i forhold til lovhjemmel.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem og/eller fagsystemer.

•  Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper eller på personlige pc`er, mobiler, nettbrett eller minnepenner ol.

   Saksbehandler skal ekspedere egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.
• Ha ansvaret for at all dokumentasjon de sender ut ligger i elektroniske arkivsystem. Dette gjelder også sms og e-post.
• Gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for ikke arkivverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert. Det skal i størst mulig grad utleveres kopier av arkivmateriale, dette for å unngå at det originale arkivmaterialet går tapt.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker
• Saksbehandler skal foreta restansekontroll over egne saker og journalposter.
• Det er saksbehandlers oppgave å svare ut begjæring om innsyn - dog med arkivets hjelp hvis nødvendig.
• Saksbehandler har alt ansvar for egne saker.
• Ved saksbehandling i felles saksbehandlingssystem med andre offentlige sektorer, arkiveres dokumentasjonen i Hitra kommunes sak/arkiv-system, enten manuelt eller via integrasjon.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder/fagleder arkiv i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.